Tools die ik als (online) ondernemer gebruik

Ik heb drie websites: Cynthia,nl, waar je nu kijkt, Cynthiaenwijn.nl, mijn wijnblog, en Structuurjunkie.nl, mijn website voor al mijn Structuurjunkie activiteiten en waar ook mijn Structuurjunkie academie op draait. Voor al deze websites gebruik ik WordPress. WordPress gebruik ik al sinds jaar en dag om hier te bloggen, maar ook voor mijn online academie gebruik ik hem om mijn cursussen in te geven. WordPress is gratis en het werkt fantastisch. Het is heel gebruiksvriendelijk en ik heb letterlijk duizenden uren gebruik in dit systeem zitten omdat ik er al mijn blogs mee maak. Ik gebruik WordPress op mijn websites op een eigen domein en op Structuurjunkie.nl na heb ik ze laten bouwen en ontwerpen door een bedrijf dat hier gespecialiseerd in is.

Voor WordPress betaal ik dus niks, maar voor de hosting en het onderhoud van mijn websites ben ik wel enkele maand enkele honderden euro’s kwijt.

Na een tijdje gratis programma’s geprobeerd te hebben, kwam ik toch uit bij Photoshop en inmiddels gebruik ik dat al jaren. Photoshop gebruik ik om foto’s voor mijn websites en social media te editen en comprimeren (kleiner maken). Ik ‘Photoshop’ niet echt, als in, ik maak mezelf niet mooier of zo, maar ik haal de kleuren in een foto vaak wel wat omhoog of ik maak het geheel wat lichter. Van alle programma’s die ik gebruikt heb, vind ik Photoshop het meest gebruiksvriendelijk, al gebruik ik maar een klein deel van de functionaliteiten van het programma. Wat ik erg handig vind zijn de ‘Handelingen’ waarmee ik heel veel foto’s met één druk op de knop (de ‘Batch’ functie) kan aanpassen qua maat en kan opslaan. Dat scheelt erg veel tijd. Ik gebruik Creative Cloud (een abonnementsdienst) voor Photoshop en daarvoor betaal ik €120 per jaar. Ik heb voordat bedrag ook Lightroom, maar dat gebruik ik eigenlijk nooit.

De dag dat ik Moneybird leerde kennen, ging er een wereld voor me open. Dat klinkt als een reclamepraatje, maar ik meen het. Tot die tijd maakte ik facturen in Word, die exporteerde ik als PDF, vervolgens mailde ik die naar mijn klant en dan moest ik zelf in de gaten houden of de betaaltermijn verstreken was, vervolgens de klant mailen als ze niet betaald hadden… Ik miste overzicht en vond het een gedoe om elke keer die facturen te maken, de btw te berekenen en ze te sturen. Niet echt moeilijk werk of zo, maar ik had geen systeem.

Iemand die voor me werkt raadde me Moneybird aan en sinds ik dat gebruik, heb ik zoveel tijd bespaard én het scheelt me heel veel frustratie. In Moneybird kan je heel erg makkelijk facturen aanmaken (eventueel met verschillende huisstijlen en workflows, dus handig als je meerdere bedrijven hebt), je kan heel makkelijk producten toevoegen die je vaker factureert en op die manier bijhouden of je klant betaald heeft. Nog handiger is dat je vanuit Moneybird automatisch mails kan laten sturen wanneer de betaaltermijn overschreden is en je kan Moneybird koppelen aan je bankrekening waardoor deze regelmatig een betaling registreert (dit kan niet met alle banken). Wat ook handig is, is dat je Moneybird kan koppelen aan online tools als Mollie, voor als je een webwinkel hebt en producten of diensten verkoopt. Moneybird verzendt dan automatisch een factuur naar klanten die iets bij je hebben gekocht.

In Moneybird kan je zelfs je hele administratie doen, ik gebruik het puur voor mijn facturen.

Je kan met mijn link 120 ipv 60 dagen gratis Moneybird proberen ter waarde van €50. Je zit dan nergens aan vast, na de 120 dagen kan je gewoon stoppen (of het gratis abonnement gebruiken waarmee je maximaal 3 facturen per maand kan maken). Ik betaal een tientje per maand en daarmee kan ik onbeperkt facturen versturen. Ik vind het ideaal.

Sinds deze zomer geef ik met enige regelmaat online trainingen en daarvoor gebruik ik WebinarGeek. WebinarGeek is hele gebruiksvriendelijke, Nederlandse plug and play webinarsoftware. Voor zowel mij als ‘host’ als voor de gebruiker (de deelnemer aan de training) werkt het supermakkelijk en je hebt er geen extra programma’s voor nodig: alles werkt in de browser. Het is de eerste webinartool die ik gebruik en ik ben er tot zover erg tevreden over, omdat het zo makkelijk werkt. Het is meestal heel stabiel, ik heb één keer gehad dat ik even geen geluid had in het begin, maar dat was snel opgelost. Het enige nadeel vind ik dat je de landingspagina’s niet helemaal zelf kan opbouwen, maar dat je vastzit aan een vaste indeling. De inhoud kan je dan natuurlijk wel zelf aanpassen met eigen beelden en teksten. Wel helemaal top is dat ze ook betaalde webinars aanbieden waardoor je heel makkelijk tickets kan verkopen voor een betaalde training. Dat werkt ook erg goed.

Ik betaal €71 per maand aan WebinarGeek voor onbeperkt aantal webinars met maximaal 500 kijkers per webinar. Ik heb dit vergeleken met andere webinartools en het is een vrij normale prijs. De helpdesk is ook goed. Tot zover ben ik dus erg tevreden over WebinarGeek! Je kan je hier zelf aanmelden voor WebinarGeek.

Sinds dit voorjaar ben ik voor Structuurjunkie bezig met het opbouwen van mijn mailinglijst en ik stuur elke week een Structuurjunkie Mail met daarin waardevolle tips en tricks met betrekking tot planning, structuur en productiviteit. Maar ook stuur ik mails naar deelnemers van trainingen en challenges, en heb ik een gratis e-book die ik naar inschrijvers verstuur vanuit MailChimp.
MailChimp is software voor e-mailmarketing en als noob op dit vlak vond ik dit in het begin heel erg fijn werken. Het werkt makkelijk, is heel simpel en toen ik net begon was MailChimp heel duidelijk en simpel. Nu ik wat verder ben hiermee merk ik langzaam wel dat ik tools en handigheidjes mis, dus ik ga me binnenkort verdiepen in ActiveCampaign, ik hoor van alle kanten dat dat betere software is waar je ook veel meer mee kan.
Bij MailChimp betaal ik nu zo’n $100 per maand voor de 4.000 contacten die ik heb. Dat vond ik best wel veel, maar schijnt normaal te zijn voor dit soort diensten.
Wel merk ik dat een goed mailsysteem me heel erg helpt, ik kan geen nieuwsbrieven verzenden zonder, en het is erg handig voor mijn online trainingen. Zo automatiseer ik veel en dat scheelt veel tijd. Ook vind ik het erg fijn om nu mijn e-maillijst op te bouwen en contact te houden met mensen die mijn tips en info willen horen.

Als je je via mijn link aanmeldt, krijg je $30 ‘MonkeyRewards’ en dat houdt in dat je $30 aan tegoed krijgt wat je binnen je account in MailChimp kan besteden.

Canva is een hele leuke en vooral makkelijke tool om designs mee te maken. Ik gebruik Canva voor Instagramposts (de quotes die je op mijn Structuurjunkie account vind), soms voor Instagram stories en voor het vormgeven van PDF’s als e-books en werkboeken in mijn online trainingen. Het werkt aardig vlekkeloos, alle designs die ik maak blijven in mijn Canva account staan en ik heb al mijn ‘merkmateriaal’ zoals kleuren en lettertypes erin staan. Werkt dus lekker snel. Ze hebben ook een handige app, dus vanaf mijn telefoon kan ik het ook gebruiken.

Ik heb Canva Pro en daarvoor betaal ik €9,95 per maand. Met Pro heb ik net wat meer voor mij handige functionaliteiten zoals dat merkmateriaal, ik kan makkelijk designs aanpassen naar verschillende formaten en zo zijn er nog wat meer handigheidjes die voor mij dat tientje waard zijn.

Ook al jaren gebruik ik G Suite. Ik begon met G Suite vooral omdat ik met Gmail wilde werken, maar wel vanuit mijn eigen domeinnaam wilde mailen. Dus niet cynthiapuntnl@gmail.com, maar hallo@cynthia.nl. Maar dan dus wel met het Gmail systeem. Dat kan met G Suite. Ik kan ook verschillende e-mailadressen aanmaken (zoals emmy@cynthia.nl of team@cynthia.nl) en dat werkt snel en makkelijk.

Google Drive gebruik ik om documenten in op te slaan waar ik altijd bij wil kunnen, vanaf elke plek, vanaf elk apparaat. Hierin staan bijvoorbeeld alle lessen en documenten van mijn online trainingen, maar ook werk ik vanuit Google Drive met mijn redacteur aan mijn boek. Drive vind ik echt ideaal en voor mij is het onmisbaar. In G Suite Basic krijg je 30GB Google Drive, die heb ik zelf voor een paar euro geüpdatet naar 130GB, hiervoor betaal ik maar €20 per jaar.

Ik werk aan mijn boek in Google Documenten, maar ik werk ook gesprekken met coachees uit. Ik maak veel gebruik van online formulieren (als intake voor een gesprek, maar ook om feedback te vragen aan deelnemers na een cursus bijvoorbeeld) en daarvoor gebruik ik ook Google Documenten. Werkt allemaal supermakkelijk en alles staat in mijn Google Drive.

Natuurlijk gebruik ik social media, en dan vooral Facebook en Instagram. Sinds deze zomer heeft Facebook een eigen planningstool ontwikkeld voor Instagram (Facebook posts kon je al inplannen) en dat gebruik ik sindsdien voor mijn Structuurjunkie Instagramaccount. Het is gratis en het werkt aardig goed. Ik heb nog nooit eerder een planningstool voor Insta gebruikt, dus het is even wennen, en het werkt ook allemaal nog niet helemaal vlekkeloos, maar het geeft me wel meer rust dat ik niet elke dag opnieuw een post zelf handmatig live hoef te zetten (ze op voorhand maken deed ik al wel). Ik ben me aan het verdiepen in andere tools zoals Later of Planoly, maar ben er nog niet uit wat het beste is (ook kostentechnisch).

Sinds ik een zakelijke telefoon heb (en dus een aparte privé telefoon heb), gebruik ik WhatsApp for Business. Dit is een aparte WhatApp app op mijn zakelijke telefoon. Hierin kan ik autoreply’s instellen, zodat mensen die me appen buiten werktijden een berichtje krijgen dat ze reactie kunnen verwachten als ik weer aan het werk ben. Je kan ook ‘openingstijden’ of in mijn geval werktijden instellen zodat mensen die mij appen zien wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Erg handig vind ik, en als ik bijvoorbeeld op vakantie ben, kan ik een autoreply instellen dat ik niet bereikbaar ben en vanaf datum X weer reageer. WhatsApp Business is gratis.

Over Toggl schreef ik al eens een uitgebreide blogpost. Toggl is een urenregistratiesysteem en ik gebruik het zodat ik productiever werk en precies zo waar mijn tijd heengaat. Ik vind het ideaal. Mijn assistent gebruikt Toggl ook zodat ze aan mij kan laten zien waar ze haar uren voor mij aan besteed. Erg handig. En: het is gratis.